Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je AvtomatizacijaPRO, digitalna prva pomoč, Manca Golob, s.p., ki upravlja storitev OrganizirajPoroko.si.

Za vsa vprašanja o zasebnosti in za uveljavljanje vaših pravic je upravljavec dosegljiv na info@organizirajporoko.si.

2. Katere podatke zbiramo

Podatki gostov — kdo je za kaj odgovoren

Podatke o gostih (seznam gostov, potrditve udeležbe, prehranske opombe) v storitev vnese par oziroma jih vpišejo gostje sami. Za te podatke je upravljavec par, mi pa nastopamo kot obdelovalec — podatke hranimo in prikazujemo v imenu para ter jih ne uporabljamo za lastne namene. Paru priporočamo, da goste seznani, da za organizacijo poroke uporablja to storitev.

Podatki o zdravju: opombe o alergijah in posebni prehrani lahko razkrivajo zdravstveno stanje. Gost jih vpiše prostovoljno in samo zato, da mu je na poroki postrežena ustrezna hrana; polje lahko pusti prazno ali se dogovori neposredno s parom. Teh podatkov ne uporabljamo za noben drug namen in jih ne posredujemo naprej.

3. Nameni obdelave in pravna podlaga

• Zagotavljanje storitve (shranjevanje in prikaz vašega poročnega načrta, prijava) — pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b) GDPR).
• Google prijava — pravna podlaga: privolitev oz. izvajanje pogodbe.
• Obdelava plačil za Pro — pravna podlaga: izvajanje pogodbe.
• Obvestila o poteku hrambe in varnost storitve — pravna podlaga: zakoniti interes (čl. 6(1)(f) GDPR) za varno in gospodarno delovanje.
• Storitvena e-pošta (pozdrav ob registraciji, ponastavitev gesla, potrdilo plačila, povabilo partnerju, pregled stanja načrta pred poroko in obvestilo po poroki) — pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b) GDPR).
• Nasveti za načrtovanje in ponudbe paketov po e-pošti, vezani na mejnike pred poroko (npr. pred naročilom vabil ali pred oddajo končnih številk gostincu) — pravna podlaga: privolitev (čl. 6(1)(a) GDPR), ki jo potrdite z ločeno kljukico ob registraciji in jo lahko kadarkoli prekličete s povezavo za odjavo v vsakem takem sporočilu. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
• Poročna stran za goste in potrditve udeležbe — pravna podlaga: izvajanje pogodbe s parom; za gosta gre za privolitev, ki jo izrazi z oddajo obrazca, prehranske opombe pa vpiše prostovoljno (izrecna privolitev, čl. 9(2)(a) GDPR).
• Samodejni prevod besedil v angleščino — pravna podlaga: izvajanje pogodbe, sproži ga par sam s klikom.
• Imenik ponudnikov in posredovanje povpraševanj — pravna podlaga: izvajanje pogodbe s ponudnikom in privolitev para ob oddaji povpraševanja.
• Varnostni dnevnik in opozorila o poskusih vdora — pravna podlaga: zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) za zaščito podatkov uporabnikov.
• Zakonske obveznosti (npr. računovodstvo za plačila) — pravna podlaga: zakonska obveznost.

Podatkov ne uporabljamo za profiliranje ali samodejno odločanje s pravnimi učinki in jih ne prodajamo.

4. Obdelovalci in deljenje podatkov

Podatke delimo le z zanesljivimi ponudniki, ki jih obdelujejo v našem imenu na podlagi pogodb o obdelavi (DPA):

Prenosi podatkov izven EU

Vsi navedeni ponudniki (Cloudflare, GitHub, Google, Stripe, Resend) so družbe s sedežem v Združenih državah Amerike, zato se podatki lahko obdelujejo tudi zunaj EU/EGP. Prenos je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami EU in — kjer je ponudnik vključen — z okvirom EU–ZDA za varnost podatkov (Data Privacy Framework). Podatki so pri tem šifrirani med prenosom in v mirovanju.

Podatki storitve so shranjeni v Cloudflarovem omrežju; za shrambo fotografij (R2) je nastavljena lokacija v EU, podatki v ključni shrambi (KV) pa se zaradi delovanja omrežja lahko predpomnijo tudi na strežnikih izven EU. Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove lastne namene.

Kadar delujemo kot obdelovalec za par (podatki in fotografije gostov), so zgoraj navedeni ponudniki naši podobdelovalci. O zamenjavi ali dodatnem podobdelovalcu par obvestimo vnaprej po e-pošti in mu omogočimo ugovor.

5. Fotografije

Fotografije na poročno stran naloži izključno par (fotografije para, lokacije, zgodbe) — gostje fotografij ne morejo nalagati. Fotografija, na kateri je prepoznavna oseba, je osebni podatek, zato zanjo veljajo enaka pravila kot za vse ostale podatke.

• Kdo odloča o fotografijah: upravljavec je par. Mi jih le hranimo in prikazujemo v njegovem imenu — kot obdelovalec.
• Kdo jih vidi: poročna stran je dostopna samo prek povezave z naključno kodo, ki jo par deli sam, in je izvzeta iz iskalnikov (noindex). Povezava je torej skrivni naslov — kdor jo prejme, jo lahko posreduje naprej, zato jo par deli premišljeno.
• Česa ne počnemo: fotografij ne uporabljamo za učenje modelov umetne inteligence, ne izvajamo prepoznave obrazov ali druge biometrične obdelave, ne objavljamo jih drugje in jih ne posredujemo naprej.
• Skriti podatki v datoteki (EXIF): fotografije iz telefona lahko vsebujejo podatke o času in kraju posnetka. Ti ostanejo v datoteki, kot je bila naložena; kdor tega ne želi, naj jih odstrani pred nalaganjem.
• Hramba in izbris: fotografije se gostom nehajo prikazovati 7 dni po poroki, ko se stran zapre. Izbrišejo se, ko par posamezno sliko odstrani, ko odstrani objavo strani, in v vsakem primeru samodejno 6 mesecev po datumu poroke.
• Odstranitev na zahtevo: če ste na fotografiji in ne želite biti objavljeni, to sporočite paru ali nam na info@organizirajporoko.si. Fotografijo nemudoma umaknemo in o tem obvestimo par.

Par je odgovoren, da ima za objavo fotografij, na katerih so drugi ljudje (še posebej otroci), ustrezno podlago — praviloma njihovo privolitev. Pravna podlaga za našo obdelavo je izvajanje pogodbe s parom (čl. 6(1)(b) GDPR), za goste na fotografijah pa privolitev oziroma zakoniti interes para pri organizaciji zasebnega dogodka.

6. Obdobje hrambe in samodejni izbris

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani:

Pred izbrisom vas 30 dni prej obvestimo po e-pošti in omogočimo izvoz podatkov; če obvestila ni mogoče poslati, se izbris odloži. Pri brezplačnih računih vsaka prijava rok samodejno podaljša, pri plačljivih pa se rok računa od datuma poroke. Podatke lahko tudi kadarkoli izbrišete sami ali zahtevate izbris (glej 8. točko). Podatke, potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti (npr. računi za plačila), hranimo toliko časa, kot določa zakon.

Varnostne kopije

Zaradi zaščite pred izgubo podatkov (npr. tehnična napaka ali pomotoma izbrisana vsebina) izdelujemo redne varnostne kopije. Te so šifrirane in dostopne samo upravljavcu. Ker so kopije posnetek stanja ob določenem času, so lahko podatki v njih prisotni še do 30 dni po tem, ko so bili iz storitve izbrisani (mesečne kopije do 12 mesecev), nato se kopije samodejno zavržejo. V tem obdobju kopij ne uporabljamo za noben drug namen kot obnovitev po incidentu. Ob zahtevi za izbris podatke nemudoma odstranimo iz storitve, iz varnostnih kopij pa izginejo z iztekom navedenega obdobja.

7. Piškotki in lokalni pomnilnik

Storitev ne uporablja oglaševalskih ali sledilnih piškotkov. Uporabljamo le tehnično nujno shrambo v vašem brskalniku:

• Žeton seje (localStorage) — da ostanete prijavljeni.
• Lokalni podatki gosta (localStorage) — da se v načinu brez prijave vaš stroškovnik ne izgubi med uporabo.
• Google Identity naloži skripto za prijavo le, ko odprete prijavno okno.
• Cloudflare Web Analytics — merjenje obiska strani brez piškotkov: šteje ogled strani, vrsto naprave in državo, ne ustvari profila obiskovalca in podatkov ne uporablja za oglaševanje.
• Štetje obiskovalcev — da vemo, koliko različnih ljudi je bilo na strani, ob odprtju strani strežniku sporočimo samo obisk. V vaš brskalnik se pri tem ne zapiše nič, naslova IP ne shranimo — dnevna oznaka, po kateri ločimo obiskovalce, se vsak dan izbriše.
• Cloudflare Turnstile — preverjanje, da obrazec ne izpolnjuje robot; namesto reševanja ugank preveri tehnične signale naprave.
• Tehnični piškotki Cloudflare (npr. __cf_bm, cf_clearance) — kratkotrajni piškotki za zaščito pred zlorabami in preobremenitvijo. So nujno potrebni za varno delovanje in se ne uporabljajo za oglaševanje ali sledenje po drugih straneh.

Ker ne uporabljamo oglaševalskih ali sledilnih piškotkov, tudi okna za privolitev v piškotke ni — po zakonu zanj ni podlage.

8. Vaše pravice

Skladno z GDPR imate glede svojih osebnih podatkov pravico do:

• dostopa do podatkov in do njihove kopije;
• popravka netočnih podatkov;
• izbrisa (»pravica do pozabe«);
• omejitve obdelave in ugovora obdelavi;
• prenosljivosti podatkov (izvoz; vse zavihke lahko shranite v PDF);
• preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.

Če ste gost na poroki

Za podatke, ki ste jih vpisali v obrazec na poročni strani (potrditev udeležbe, meni, alergije, glasbena želja), in za fotografije, na katerih ste, je upravljavec par. Zahtevo zato najhitreje rešite neposredno pri njem. Lahko pa se obrnete tudi na nas — zahtevo brez odlašanja posredujemo paru in mu pri izvedbi pomagamo, na izrecno zahtevo pa podatek ali fotografijo tudi sami umaknemo. Privolitev lahko kadarkoli prekličete; preklic ne vpliva na obdelavo pred preklicem.

Pravice uveljavljate na info@organizirajporoko.si. Na zahtevo odgovorimo najkasneje v enem mesecu, uveljavljanje pravic pa je za vas brezplačno. Če menite, da obdelava krši predpise, se lahko pritožite pri nadzornem organu — Informacijski pooblaščenec RS (ip-rs.si).

9. Varnost podatkov

Gesla shranjujemo izključno kot zgoščene vrednosti (PBKDF2, SHA-256, z naključno soljo). Komunikacija poteka prek šifrirane povezave (HTTPS). Dostop do podatkov je omejen in zavarovan z žetoni sej z omejeno veljavnostjo. Poleg tega:

• število poskusov prijave je omejeno, kar prepreči ugibanje gesel;
• skrbniški del je na nejavnem naslovu z lastnim geslom; vsak vpis se zabeleži, ob prijavi z nove naprave ali lokacije pa upravljavec prejme e-poštno opozorilo;
• poročne strani za goste so dostopne le prek povezave z naključno kodo in so izvzete iz iskalnikov;
• v varnostnih kopijah so gesla shranjena zgoščeno, kopija zunaj sistema gostovanja pa je dodatno šifrirana s ključem, ki ga ima samo upravljavec.

Če pride do kršitve varnosti pri podatkih, ki jih obdelujemo v imenu para (podatki in fotografije gostov), o tem brez nepotrebnega odlašanja obvestimo par in mu pomagamo pri prijavi nadzornemu organu ter obveščanju prizadetih oseb.

Kljub našim prizadevanjem noben sistem ni popolnoma varen, zato pomembne podatke priporočamo redno izvoziti. Ob morebitni kršitvi varnosti osebnih podatkov bomo ravnali skladno z GDPR ter po potrebi obvestili prizadete uporabnike in nadzorni organ.

10. Mladoletniki

Storitev ni namenjena osebam, mlajšim od 16 let; računa mlajša oseba ne more ustvariti. Sami zavestno ne zbiramo podatkov mladoletnikov.

Par lahko na seznam gostov vpiše tudi otroke (ime, število oseb, prehranske opombe) ali objavi fotografijo, na kateri je otrok. V tem primeru je upravljavec par, ki mora imeti soglasje staršev oziroma skrbnikov. Na zahtevo starša ali skrbnika podatek ali fotografijo otroka nemudoma umaknemo.

11. Spremembe politike

To politiko lahko občasno posodobimo. Veljavna različica je vedno objavljena tukaj z datumom zadnje posodobitve. Ob pomembnejših spremembah vas lahko dodatno obvestimo.

12. Kontakt

Upravljavec: AvtomatizacijaPRO, digitalna prva pomoč, Manca Golob, s.p.
Sedež: Študljanska cesta 10A, 1230 Domžale
Davčna številka: 47443006
Matična številka: 7584547000
Za vsa vprašanja glede zasebnosti in osebnih podatkov: info@organizirajporoko.si.